○徳島市消防文書取扱規程
平成5年12月1日
消防局訓令第6号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書事務の管理(第5条―第8条の2)
第3章 文書等及び物件の収受及び配布(第9条―第11条)
第4章 起案及び合議(第12条)
第5章 文書等の執行(第13条―第15条の3)
第6章 文書等の保管(第16条)
第7章 補則(第17条)
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は，別に定めがあるものを除くほか，徳島市の消防局及び消防署における文書等の取扱基準を定めることにより，事務の迅速かつ確実な処理を図ることを目的とする。
(一部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
(事務処理の原則)
第2条 事務の処理は，すべて文書等によって行わなければならない。ただし，条例案の起案，規則及び規程の制定改廃並びに行政処分以外の事務処理で，特に緊急を要する場合は，この限りでない。
2 前項ただし書の規定により文書等によらずに事務処理をしたときは，事後において，遅滞なくこの規程の定めるところにより処理しなければならない。
(一部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
(1) 文書等 職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画，写真(マイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし，官報，白書，新聞，雑誌，書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって，次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより，交換される文書をいう。
(全部改正〔平成16年消局訓令3号〕，一部改正〔平成19年消局訓令1号〕)
(処理年度)
第4条 文書等の処理に関する年度は，原則として4月1日から翌年3月31日までとする。
(一部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
第2章 文書事務の管理
(全部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
(総務課長等の任務)
第5条 総務課長は，消防局長の指揮監督の下に，この規程の定めるところにより，それぞれの分掌する文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
2 消防署長及び消防局の課長(以下「署課長等」という。)は，所属職員に文書の作成及び文書の取扱いを習熟させ，文書事務が誤りなく，かつ，速やかに処理されるよう留意し，事務処理の促進に努めなければならない。
(一部改正〔平成8年消局訓令3号・16年3号・28年7号〕)
(文書主任の設置)
第6条 文書事務を適正かつ円滑に行うため，消防署及び消防局の課(以下「署課等」という。)に文書主任を置く。
2 文書主任は，消防署にあっては副署長，消防局にあっては課長補佐をもって充てる。
(一部改正〔平成8年消局訓令3号・16年3号・28年7号〕)
(文書主任の届出)
第7条 署課長等は，前条の規定による文書主任を総務課長に届け出なければならない。これを変更したときも，また同様とする。
(一部改正〔平成8年消局訓令3号〕)
(文書主任の任務)
第8条 文書主任は，総務課長の指導を受けるとともに，署課長等の命を受け，所属する署課等における次に掲げる事務を監理しなければならない。
(1) 文書等及び物件の収受及び配布に関すること。
(2) 文書等及び物件の発送に関すること。
(3) 文書等の処理，審査及び執行に関すること。
(4) 文書等の整理，保管，引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) ファイリングシステムの指導及び改善に関すること。
(6) 文書等の公開，部分公開，非公開等に関すること。
(7) その他文書等の取扱いに関すること。
(一部改正〔平成8年消局訓令3号・16年3号〕)
(文書の横書)
第8条の2 すべて文書の書き方は，次に掲げるものを除き左横書きとする。
(1) 法令等の規定によって様式が縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が特に様式を縦書きに定めているもの
(3) 賞状，感謝状，式辞その他これに類するもののうち，縦書きが適当と認められるもの
(4) 前各号に掲げるもののほか，署課長等が縦書きが適当と認めるもの
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
第3章 文書等及び物件の収受及び配布
(全部改正〔平成16年消局訓令3号〕，一部改正〔平成31年消局訓令2号〕)
(1) 文書等(親展文書，電報，書留郵便物及び私文書を除く。)は，原則として開封し，その右上欄余白部に受付印(別図第1号)を押印し，文書発収簿(別記様式第1号)に登録する。ただし，開封又は登録を要しないと認められる文書等は，登録を省略し，受付印を押印するものとする。
(2) 親展文書，電報又は書留扱いの郵便物，引受け及び配達を記録する郵便物若しくはこれらに準ずる特殊な取扱いをする郵便物(以下「特殊文書」という。)の収受は，特殊文書収受簿(別記様式第2号)に登録する。
(3) 異議申立書，審査請求書その他収受の日時が権利の得喪等に関係ある文書については，収受の時刻を明記するとともに取扱者の認印を押印し，封筒を添付する。
(4) 電話により指示，照会，届出その他の事項を受信したときは，必要と認めるものについては，電話受信紙(別記様式第3号)に記録するものとする。
2 物件は，その余白に受付印を押印し，必要がある場合は，特殊文書収受簿に登録する。
(全部改正〔平成16年消局訓令3号〕，一部改正〔平成31年消局訓令2号〕)
(総合行政ネットワーク文書の受信及び収受)
第9条の2 総合行政ネットワーク文書の受信は，総務課文書主任が行うものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し，当該文書の発信者に対して，形式上の誤りがない場合は受領通知を，形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書については，速やかに用紙に出力する。
3 前項第3号の規定により出力された用紙は到達文書とみなし，総務課において，その右上欄余白部に総合行政ネットワーク文書印(別図第1号の2)を押印した後，消防局にあっては各課，消防署にあっては庶務係が収受の処理を行うものとする。
(追加〔平成16年消局訓令3号〕，一部改正〔平成19年消局訓令1号〕)
(電磁的記録の受信及び収受)
第9条の3 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)については，電気通信回線を利用して各課で受信することができる。
2 受信した電磁的記録について，収受の必要があるものについては，速やかに用紙に出力するものとする。
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
(送料不足等の文書等及び物件)
第10条 郵便料金の未納又は不足の文書等又は物件は，官公署又は学校から発送したもの及びその他受理の必要があると認めるものに限り，その料金を支払い，これを収受することができる。
(一部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
(文書等及び物件の交付等)
第11条 前4条の規定により処理された文書等及び物件は，これを文書主任又は名あて人に交付しなければならない。ただし，文書主任が不在の場合は，主務係長に交付するものとする。
2 文書等の交付を受けた文書主任は，直ちにこれを署課長等の閲覧に供するとともに，その指示を受けて当該係に属する主務者に回付しなければならない。ただし，定例的文書及び簡易な文書にあっては，この限りでない。
3 受理した文書等のうち重要又は異例であると認められるものについては，消防局長の指示を受けて処理しなければならない。
4 受理した文書等のうち他の署課等又は市長部局の部課に関係あると認められるものについては，当該関係部課に回覧しなければならない。
5 文書主任は，文書等及び物件に，通貨，金券又は有価証券が同封されていた場合は，受付日，差出人，金額その他必要な事項を記録しなければならない。
(一部改正〔平成8年消局訓令3号・16年3号・31年2号〕)
第4章 起案及び合議
(全部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
(起案)
第12条 次長，参事，署課長等は，起案を必要と認める事項について，あらかじめ主務者にその方針を指示して起案させなければならない。
2 起案は，起案用紙(別記様式第5号)を用いなければならない。ただし，別に定めがあるもの又は文書取扱規程(昭和38年徳島市訓令第9号)に定める様式によることが適当であると認められるものについては，この限りでない。
3 文書の起案に当たっては，その文書の起案の根拠となる法令の抜粋その他関係書類を添付するものとする。
4 起案書は，その事務の内容に応じて関係署課等又は市長部局の関係部課に合議し，事務の調整を図るものとする。
5 外部に発送する起案書で，特に重要又は異例に属すると認められるものについては，すべて総務課に合議しなければならない。
(一部改正〔平成8年消局訓令3号・16年3号・19年1号〕)
第5章 文書等の執行
(全部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
(発送文書の発信者名)
第13条 発送文書の発信者名は，当該発信者の専決に属する事項を除き，消防局にあっては消防局長，消防署にあっては消防署長名を用いるものとする。ただし，軽易なものについては，局名，課名，課長名又は署名を用いることができる。
(一部改正〔平成8年消局訓令3号・28年7号〕)
2 発送する文書には，文書記号，文書番号及び発送年月日を記入しなければならない。ただし，次に掲げる文書については，文書記号及び文書番号の記入を省略することができる。
(1) 消防局及び消防署内で処理する文書
(2) 儀礼文書，契約書等，文書記号及び文書番号を付けることが適当でないと認められる文書
(3) 第15条の3に規定する電気通信回線を利用して送信できる文書のうち，軽易なもの。
(4) その他署課長等が軽易と認める文書
3 前項の文書記号及び文書番号は，総務課長が別に定める。
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
(訓令の例式)
第13条の3 訓令には徳島市消防局名を冠し，訓令番号簿(別記様式第6号)に登録し，歴年ごとに一連の番号を付さなければならない。
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
(公印の押印)
第13条の4 発送する文書(総合行政ネットワーク文書及び電磁的記録を除く。)には，公印の保管責任者又は公印取扱者に決裁文書を添えて提出し，公印承認印(別図第2号)の押印を受けた後，徳島市消防公印規程(昭和43年消防本部訓令第4号)に定める公印を押印するとともに，必要により決裁文書と契印(別図第3号)しなければならない。ただし，権利，義務の発生しない文書で，次に掲げる文書については，公印の押印を省略することができる。
(1) 消防局及び消防署内で処理する文書
(2) 刊行物及び資料等の送付文書
(3) 案内状及び礼状等の書簡文書
(4) その他署課長等が軽易と認める文書
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
(総合行政ネットワーク文書の電子署名)
第14条 総合行政ネットワークの電子文書交換システムによる文書を送信する場合にあっては，当該文書に電子署名を付与するものとする。
2 電子署名の付与については，第13条の2に規定する登録及び記入を完了した後，総務課長に決裁文書及びその他必要な文書(以下「決裁文書等」という。)を添えて提出し，電子署名の付与を請求するものとする。
3 鍵情報等管理者は，前項の請求を受けたときは，電子署名を付与すべき内容について，決裁文書等と照合し，相違ないことを確認したときは，電子署名承認印(別図第4号)を押印し，電子署名を付与するものとする。
(全部改正〔平成16年消局訓令3号〕，一部改正〔平成19年消局訓令1号〕)
(全部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第15条の2 総合行政ネットワーク文書の送信は，総合行政ネットワークの電子文書交換システムに必要事項を入力し，決裁文書と照合した上で，総務課文書主任が行うものとする。
(追加〔平成16年消局訓令3号〕，一部改正〔平成19年消局訓令1号〕)
(電磁的記録の送信)
第15条の3 電磁的記録(総合行政ネットワーク文書を除く。)は，電気通信回線を利用して各課で送信することができる。
(1) 機密の取扱いを要しない文書
(2) 個人情報が含まれていない文書
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
第6章 文書等の保管
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
(文書等の保管等)
第16条 文書等の保管，保存及び廃棄については，文書取扱規程(昭和38年徳島市訓令第9号)を準用する。この場合において，「課」は「署課等」と，「課長」は「署課長等」と，「総務課長」は「消防局総務課長」と読み替えるものとする。ただし，同規程中第41条に規定する文書等の保存年限の基準については，別表のとおりとする。
(一部改正〔平成8年消局訓令3号・16年3号〕)
第7章 補則
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
(委任)
第17条 この規程に定めるほか，必要な事項は，別に定める。
附則
1 この訓令は，訓令の日から施行する。
2 徳島市火災予防規程(平成2年消防局訓令第3号)第18条第2項中「徳島市消防職員勤務規程(昭和44年消防本部訓令第7号)第8条」を「徳島市消防文書取扱規程(平成5年消防局訓令第6号)第9条第2項」に改める。
附則(平成6年9月30日消防局訓令第3号)
この訓令は，平成6年10月1日から施行する。
附則(平成8年3月29日消防局訓令第3号)
この訓令は，平成8年4月1日から施行する。
附則(平成11年3月30日消防局訓令第8号)
この訓令は，平成11年4月1日から施行する。
附則(平成16年3月29日消局訓令第3号)
この訓令は，平成16年4月1日から施行する。
附則(平成19年2月23日消防局訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年4月24日消防局訓令第3号)
この訓令は、平成20年5月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日消防局訓令第7号)
この訓令は，平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月25日消局訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は，平成31年4月1日から施行する。
(所要の調整)
2 この訓令による改正後の徳島市消防文書取扱規程別記様式第5号に相当するこの訓令による改正前の徳島市消防文書取扱規程別記様式第5号による用紙は，当分の間，所要の調整をして使用することができるものとする。
附則(令和3年2月1日消防局訓令第1号)
この訓令は，令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年7月1日消防局訓令第18号)
この訓令は，訓令の日から施行する。
別表(第16条関係)
(一部改正〔平成20年消局訓令3号〕)
永年保存
1 条例，規則及び規程等に関するもの
2 直接請求，不服申立て，訴訟に関する重要なもの
3 儀式及び表彰に関する重要なもの
4 議会に関する特に重要なもの
5 事務引継に関する重要なもの
6 職員の進退及び賞罰に関するもの
7 財産及び営造物に関する重要なもの
8 予算，決算及び出納に関する特に重要なもの
9 原簿，台帳等で特に重要なもの
10 許可，認可等又は契約に関する特に重要なもの
11 消防団に関する重要なもの
12 消防長会に関する特に重要なもの
13 消防育英会に関する重要なもの
14 防災に関する重要なもの
15 消防協定に関するもの
16 火災等災害報告に関するもの
17 調査，統計，報告及び証明等で特に重要なもの
18 前各号のほか，永年保存の必要を認められるもの
10年保存
1 議会に関する重要なもの
2 職員の勤務及び給与に関する重要なもの
3 予算，決算及び出納に関する重要なもの
4 補助金等に関する重要なもの
5 許可，認可等又は契約に関する重要なもの
6 陳情に関する重要なもの
7 調査，統計，報告及び証明等で重要なもの
8 公務災害に関する重要なもの
9 消防施設に関する重要なもの
10 行政処分に関する重要なもの
11 通知，通達等で重要なもの
12 会議，協議の結果に関する重要なもの
13 自主防災組織の育成に関する重要なもの
14 前各号のほか，10年間保存の必要を認められるもの
5年保存
1 告示及び公告に関する軽易なもの
2 議会に関するもの
3 職員の勤務及び給与に関するもの
4 予算，決算及び出納に関するもの
5 職員の研修に関するもの
6 行政処分に関するもの
7 物品の保管及び資材に関する軽易なもの
8 消防同意等に関するもの
9 事故報告に関するもの
10 自主防災組織の育成に関するもの
11 災害活動報告に関するもの
12 前各号のほか，5年間保存の必要を認められるもの
3年保存
1 文章の収受発送に関する重要なもの
2 調査，統計，報告及び証明等で軽易なもの
3 立入検査に関するもの
4 前各号のほか，3年間保存の必要を認められるもの
1年保存
1 文章の収受発送に関するもの
2 依頼，照会，回答その他往復文章に関する軽易なもの
3 各種日誌に関するもの
4 前各号のほか，1年間保存の必要を認められるもの
(一部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
(一部改正〔令和3年消局訓令18号〕)
(一部改正〔令和3年消局訓令18号〕)
(一部改正〔平成16年消局訓令3号・令和3年18号〕)
(全部改正〔令和3年消局訓令1号〕，一部改正〔令和3年消局訓令18号〕)
(一部改正〔平成16年消局訓令3号・令和3年18号〕)
別図第1号(第9条，第9条の3関係)受付印
(全部改正〔平成31年消局訓令2号〕)
第1号の2(第9条の2関係)総合行政ネットワーク文書印
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
第2号(第13条の4関係)公印承認印
(一部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
第3号(第13条の4関係)契印
(一部改正〔平成16年消局訓令3号〕)
第4号(第14条関係)電子署名承認印
(追加〔平成16年消局訓令3号〕)
